3 مرحله آسان به منظور مدیریت تیم از راه دور

در ایالات متحده تنها، بیش از 30 میلیون کارمند در تیم‌های از راه دور کار می‌کنند. با این روند که روز به روز در حال رشد است، روش‌های مؤثر برای حفظ سازماندهی و همچنان نگه داشتن رضایت کارمندان فریلنسر بسیار اهمیت بالایی دارد. در این مطلب از فراست قرار در مورد روش های موثر مدیریت تیم از راه دور برای شما صحبت کنیم.

چگونگی مدیریت تیم از راه دور

در سال 2023، 12.7٪ از کارمندان تمام‌وقت از خانه کار می‌کنند، در حالی‌که 28.2٪ دیگر به صورت مدل ترکیبی کار می‌کنند و حتی با تلاش بسیاری از شرکت‌ها برای وادار کردن مردم به بازگشت به دفتر، روند کار از راه دور از هر زمان قبلی به سمت بالا پیش می‌رود.

این منظره نوآورانه با مزایا و چالش‌های جدیدی همراه است. یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی که بسیاری از کسب‌وکارها امروزه با آن روبه‌رو هستند، چگونگی مدیریت تیم از راه دور و خارج از دفتر است. چگونه می‌توانیم اطمینان حاصل کنیم که کارهای مورد نظر انجام شده است، مثلاً تصور کنید که کارمندی به نام استیو فقط 30 دقیقه قبل از شروع جلسه تیم، یک داستان اینستاگرامی از خودش در ساحل کاستاریکا منتشر کرده است؟

کلید مدیریت تیم از راه دور، سازماندهی است. وقتی همه در یک سیستم کار می‌کنند، آسان است تا هر کاری را پیگیری کنید، ارتباط برقرار کنید و از پیشرفت پروژه‌های همه باخبر باشید.

معرفی 3 ابزار مدیریت تیم از راه دور

احتمالاً سوال شما هم باشد که پس در این وضعیت از چه سیستمی باید استفاده کرد؟ یا حتی بهتر، چه ابزارهایی برای مدیریت تیم از راه دور بهترین نتیجه را خواهند داشت؟

در ادامه برای شما 3 راهکار آسان و در نهایت پر کارآمد را برای شما آماده کرده ایم.

ایمیل تجاری + گفتگو + تماس

وقتی نیمی از تیم شما در خارج از کشور زندگی می‌کنند و نیمی دیگر هم در سرتاسر کشور پراکنده هستند، گام اول برقراری ارتباط باکیفیت است. هر چه کارمندان از راه دور بیشتر با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، نیازها و موانع فعلی خود را بهتر می‌توانند بررسی کنند و از کمک دیگران بهرمند بشود و در نتیجه خروجی کار بهتر خواهد بود.

بهترین ابزار برای ارائه ارتباطات عالی از راه دور، ایمیل تجاری است که به همه این امکان را می‌دهد تا به‌عنوان یک تیم پروژه‌ای را ایجاد کنند و سپس به اشتراک بگذارند و اگر احتیاج به ویرایش بود، حتماً توسط یکی از اعضای تیم انجام بگیرید. این ابزار همچنین باید یک چت گروهی برای بحث‌های سریع‌تر و یک گزینه تماس‌های کنفرانسی را شامل شود.

در چت گروهی می‌توانید جلسات مجازی را برگزار کنید تا مسائلی که بهتر است “روبه‌رو” بحث شوند، مطرح شود. همچنین، ابزار ایمیل تجاری ایده‌آل برای کارمندان از راه دور نیاز به دانلود صفر دارد، به این معنی که تمام این امکانات در قالب مرورگر ارائه می‌شود.

هر کسی تنها به اتصال اینترنت نیاز دارد و از همان داشبورد می‌تواند یادداشت‌ها را نوشته، وظایف را اختصاص دهد، تقویم خود را بررسی کند و در همه مکالمات چت به‌صورت زمان واقعی نظارت داشته باشد. ابزار ایمیل تجاری که تمام امکانات فوق را ارائه می‌دهد، برای مدیریت تیم از راه دور ایده‌آل است.

ابزارهای همکاری

مهم‌ترین مورد دیگر در تجهیزات هر تیم از راه دور، ابزارهای همکاری هستند. اینکه یکی از اعضای تیم روی یک پروژه کار کند، آن را از طریق ایمیل ارسال کند و سپس منتظر باشد تا کسی دیگر ورودی خود را اضافه کند، به‌سادگی هرچه‌تمام‌تر یعنی تلف‌شدن زمان مفید برای شما است.

ابزارهای همکاری باکیفیت به چندین نفر این امکان را می‌دهند که به‌صورت هم‌زمان روی همان سند ارائه یا پروژه کار کنند و آن را به‌صورت در لحظه به‌روز کنند.

ما همه به ابزارهای همکاری مانند Word یا Google Docs عادت داریم، اما روش ترجیحی این است که این ابزارها با همه ویژگی‌های ذکر شده در مرحله 1 همگرا شوند. هر چه کمتر از برنامه‌ها و صفحات وبی که باید در لحظه انتخاب کنید و بین ابزارها در چرخش باشید کمتر بشود، جریان کاری هم بهینه‌تر خواهد بود.

گزینه بهتر، مجموعه اداری جامع است که شامل سند قابل‌ویرایش، صفحات گسترده و ارائه‌ها است. حالا ویرایش مشترک، مرور تاریخچه، ردیابی تغییرات و حتی جریان گفت‌وگوی گروهی در داخل سند را اضافه کنید. حالا یک فضای کاری از راه دور کاملاً متصل برای یک تیم سازمان‌یافته به طور یکپارچه خواهید داشت.

ذخیره‌سازی امن

سومین و آخرین مرحله مدیریت تیم از راه دور که مهم‌ترین مرحله هم به‌حساب می‌آید، مبحث امنیت اطلاعات است. کارمندان از راه دور اغلب به خارج از کشور سفر می‌کنند و به هر شبکه وای‌فای آزادی که پیدا کنند وصل می‌شوند و کارمندی به نام استیو درحالی‌که برای بسته اینترنت همه‌جانبه هتل ساحلی ثبت‌نام می‌کند، دقیقاً به امانت اتصال فکر نمی‌کند.

هر نرم‌افزار کاری که واقعاً ارزشش را دارد، دارای تدابیر امنیتی گسترده است. بهترین ابزارها این مزیت را برای کاربران خود فراهم می‌کنند که گزینه‌های ذخیره‌سازی را هم روی پریم و هم در ابر ایجاد کنند و این گام، نقطه شروع عالی برای شما است.

هر سرپرست تیم از راه دور می‌تواند  اعضای تیم خود را تشویق کند که اطلاعات مهم یا حتی حساس خود را در یک سیستمی با ویژگی‌هایی مانند پشتیبان‌گیری خودکار، نظارت بر سرور و Watchdog، ثبت، محافظت در برابر اسپم و آنتی‌ویروس و… نگهدارند.

IceWarp بهترین ابزار مدیریت تیم از راه دور

در حال حاضر، همهٔ ما به‌خوبی می‌دانیم که کار از راه دور یا فریلنسری بسیار گسترده شده است. حالا وظیفهٔ ما و میلیون‌ها شرکت دیگر در سراسر جهان این است که با این تغییرات سازگار شویم و به تیم‌های از راه دور خود، ابزارهای مدیریت بهتر را برایشان فراهم کنیم.

IceWarp یک نرم‌افزار تجاری مبتنی بر مرورگر است که شامل هر امکانات فوق و حتی بیشتر است و همه این‌ها با نصف هزینهٔ شرکت‌های بزرگی که در بازار حاضر وجود دارند، اتفاق می‌افتد. با IceWarp به کارمندان از راه دور خود بهترین فرصت موفقیت را بدهید و تجربه هماهنگی تیم واقعی را به شکلی که هرگز پیش‌ازاین نداشته‌اید، تجربه کنید!

تا به امروز بیش از 50 میلیون کاربر از آیس وارپ IceWarp برای مدیریت تیم‌های از راه دور استفاده می کنند. برای مشاوره و خرید آیس وارپ می توانید به سایت پارس آوان مراجعه کنید.